普通會議室是由本地聲音擴音和簡單的投影顯示輸出組成，會議室隻能實現兩塊簡單的功能，其一是本地發言的擴音，一般采用模擬設備，容易產生回音、嘯 叫問題，要求調試人員極其專業，調試過程複雜；其二是投影顯示，會議結合後，投影容易損壞。而對於各類政府、企業越來越多的接待、交流等，對於視頻會議室 的要求不再是簡單的應用了。

視頻會議室主要由五個部分組成：
1.聲音係統，全部采用數字設備，設備穩定性高，管理簡單，應用靈活；
2.顯示係統，桌麵顯示、正投或背投、高清電視、觸控電視等多方位顯示輸出；
3.輸入係統，可錄製投影白板、電子白板等實現會議全過程的文字保留；
4.錄播係統，打破用紙、筆記錄的會議紀要，全程錄製會議過程；
5.遠程電視、電話會議，采用高性價比的遠程會議設備，可以實現全球會議接入；
6.電源管理，保護所有設備，避免強電帶來的設備損壞；
7.智能控製，實現視頻會議室所有係統的管理、控製。
視頻會議室改造後將實現：
1.視頻會議室功能應用更為廣泛，不僅能實現常規的視頻會議，還能實現員工的娛樂、培訓、遠程接入等，會議室的利用率大大提高；
2.節約能源，低碳環保；保護設備，延長設備使用壽命；
3.所有的設備統一管理，不再擔心投影儀、燈光的損壞，不再擔心刮風、下雨對於會議室的損壞；
4.會議室的檔次得到質的改變，有助於提升企業形象。